如今干什么都得上道，秘书也决不例外。对于经常手握笔杆子，替人写稿代言的秘书们来讲，如果不时刻牢记四项基本原则，那可就时常会瞎子点灯——白费蜡了。受了辛苦还不落好，主要原因就是不上道。
四六句式是当今公文的八股，但这四项基本原则则是八股中的八股，是文章的灵，文章的魂，文章的肉与血，须臾不可偏废。
这四项基本原则，概括起来说是四句话十六个字，即形势大好，问题不少；决策有方，前途光明。一份材料不管怎么写，怎么编，都不能没有这四味“真药”。
形势大好，就是要看主流，抓主要矛盾。一张白纸上不论有多少污点，但秘书的眼睛只能看到污点夹杂着的白色。要用火眼金睛，把这些尚余的白色看清、看透、看全、看美。比如说，全国有三十多家女乃制品企业生产的女乃制品现了三聚氰胺。老百姓一听哗然了，恐慌了，会哇声一片。这也难怪啊，三十多家企业出了问题，这还了得？但秘书则不能这么片面地看问题，必须站在一定的高度看到全局。三十多家算什么呀，相对于全国好几千家，仅仅三十多家而已嘛？尽管这三十多家企业生产的女乃粉占市场份额可能是半壁江山或许是绝大多数，但论厂子的个数才是百分之几嘛！还比如，某企业老总在女乃粉事件后表重要讲话中指出，尽管我们的女乃粉只占女乃制品份额的百分之几，尽管我们从其他渠道收购的鲜女乃只占总量的百分之几，但……这话的意思是说尽管百分之几会毒死人，但还有百分之九十几毒不死人呢！这个秘书就很上道，两个尽管用得很好，抓住了主要矛盾，看到了形势大好。
问题不少，就是要勇敢地自我批评，甚至在自我批评中进行自我表扬。一个人再好，也是有毛病的。一个单位成绩再大，也是有缺陷的。这个规律应该牢牢掌握。如果一个讲话中长篇大论只讲成绩，不讲不足，无论从情理上，还是文章结构上都是不合理的。既要把成绩讲足，又要把问题点出。这样才符合辩证法嘛。比如，我们流行的做法就是先用两三万字，一二三四，甲乙丙丁把大成绩小成绩一件件摆出来，最后呢再用两三百字把主要问题点出来。比如学习不认真，经常是忙于工作而忘了学习。比如管理抓得不细，经常是专注于抓大谋略而忽视了小细节。比如有的干部作风不正，得过且过。等等。只有明确地点出问题，才能明确地指出今后努力的方向。如果秘书不懂此法，把这弄倒了，用三四百字写成绩，用两三万字写不足，那不被骂得狗血喷头才怪。但如果只写成绩，一点问题都不写，也不行。领导会说，人贵有自知之明，看不到自己的问题怎么行呢？问题必须写，还要写好。所以，问题不少一定要牢记。
决策有方，就是要历史地、辩证地看事情，主要是搞清成绩到底是怎么来的。这事很重要，如果弄不清后果也很严重。标准的格式是，在用大篇幅写清道明了成绩之后，必须用几个“离不开”或者用几个“什么什么的结果”来画龙点睛。比如，这些成绩的取得，离不开上级领导的大力支持，离不开兄弟单位的通力合作等等。或者说，这些成绩的取得，是上级正确领导的结果，是兄弟单位通力合作的结果云云。尽管这样的话写起来听上去都俗套得很，但有很多人却是十分在意的。如果不把万语千言归结到这几句话上来，那就犯了路线问题了。秘书写材料要想有血有肉，可以把具体的人具体的事描绘得生动一些，但最后千万不能忘记，再大的麻袋也要收口，收到领导的决策有方上来。没有领导的决策有方，底下的人就等于傻子瞎子，什么事也是干不成的。这个因果关系一定要看清楚。
前途光明，就是要大胆地展望美好地未来，让所有的人都知道明天会更好。这里，就得用“我们坚信”或者“我们有理由相信”之类的强调语了。比如，我们坚信，在这么好的领导班子的领导下，集团公司的明天会更好。或者说，我们有理由相信，在这么好的领导班子的领导下，集团公司的明天一定会更好。至于以什么样的理由去坚信，去坚信一个什么样的美好明天，那都不必去管。问题再多，也丝毫不能阻挡我们毫无顾忌地展望美好的未来。人嘛，就是要活得乐观一些。再说了，不把光明的前途写清楚了，不等于咱领导没战略眼光吗？
如果有秘书正忙着写稿子，又恰巧看到了这篇文章，赶紧对照一下，看已就的文章中有没有这四条。如没有，能补的赶紧补上。不得补的，撕掉重写。否则，明天挨骂别怪我没提醒。