如今干什麼都得上道，秘書也決不例外。對于經常手握筆桿子，替人寫稿代言的秘書們來講，如果不時刻牢記四項基本原則，那可就時常會瞎子點燈——白費蠟了。受了辛苦還不落好，主要原因就是不上道。
四六句式是當今公文的八股，但這四項基本原則則是八股中的八股，是文章的靈，文章的魂，文章的肉與血，須臾不可偏廢。
這四項基本原則，概括起來說是四句話十六個字，即形勢大好，問題不少；決策有方，前途光明。一份材料不管怎麼寫，怎麼編，都不能沒有這四味「真藥」。
形勢大好，就是要看主流，抓主要矛盾。一張白紙上不論有多少污點，但秘書的眼楮只能看到污點夾雜著的白色。要用火眼金楮，把這些尚余的白色看清、看透、看全、看美。比如說，全國有三十多家女乃制品企業生產的女乃制品現了三聚氰胺。老百姓一听嘩然了，恐慌了，會哇聲一片。這也難怪啊，三十多家企業出了問題，這還了得？但秘書則不能這麼片面地看問題，必須站在一定的高度看到全局。三十多家算什麼呀，相對于全國好幾千家，僅僅三十多家而已嘛？盡管這三十多家企業生產的女乃粉佔市場份額可能是半壁江山或許是絕大多數，但論廠子的個數才是百分之幾嘛！還比如，某企業老總在女乃粉事件後表重要講話中指出，盡管我們的女乃粉只佔女乃制品份額的百分之幾，盡管我們從其他渠道收購的鮮女乃只佔總量的百分之幾，但……這話的意思是說盡管百分之幾會毒死人，但還有百分之九十幾毒不死人呢！這個秘書就很上道，兩個盡管用得很好，抓住了主要矛盾，看到了形勢大好。
問題不少，就是要勇敢地自我批評，甚至在自我批評中進行自我表揚。一個人再好，也是有毛病的。一個單位成績再大，也是有缺陷的。這個規律應該牢牢掌握。如果一個講話中長篇大論只講成績，不講不足，無論從情理上，還是文章結構上都是不合理的。既要把成績講足，又要把問題點出。這樣才符合辯證法嘛。比如，我們流行的做法就是先用兩三萬字，一二三四，甲乙丙丁把大成績小成績一件件擺出來，最後呢再用兩三百字把主要問題點出來。比如學習不認真，經常是忙于工作而忘了學習。比如管理抓得不細，經常是專注于抓大謀略而忽視了小細節。比如有的干部作風不正，得過且過。等等。只有明確地點出問題，才能明確地指出今後努力的方向。如果秘書不懂此法，把這弄倒了，用三四百字寫成績，用兩三萬字寫不足，那不被罵得狗血噴頭才怪。但如果只寫成績，一點問題都不寫，也不行。領導會說，人貴有自知之明，看不到自己的問題怎麼行呢？問題必須寫，還要寫好。所以，問題不少一定要牢記。
決策有方，就是要歷史地、辯證地看事情，主要是搞清成績到底是怎麼來的。這事很重要，如果弄不清後果也很嚴重。標準的格式是，在用大篇幅寫清道明了成績之後，必須用幾個「離不開」或者用幾個「什麼什麼的結果」來畫龍點楮。比如，這些成績的取得，離不開上級領導的大力支持，離不開兄弟單位的通力合作等等。或者說，這些成績的取得，是上級正確領導的結果，是兄弟單位通力合作的結果雲雲。盡管這樣的話寫起來听上去都俗套得很，但有很多人卻是十分在意的。如果不把萬語千言歸結到這幾句話上來，那就犯了路線問題了。秘書寫材料要想有血有肉，可以把具體的人具體的事描繪得生動一些，但最後千萬不能忘記，再大的麻袋也要收口，收到領導的決策有方上來。沒有領導的決策有方，底下的人就等于傻子瞎子，什麼事也是干不成的。這個因果關系一定要看清楚。
前途光明，就是要大膽地展望美好地未來，讓所有的人都知道明天會更好。這里，就得用「我們堅信」或者「我們有理由相信」之類的強調語了。比如，我們堅信，在這麼好的領導班子的領導下，集團公司的明天會更好。或者說，我們有理由相信，在這麼好的領導班子的領導下，集團公司的明天一定會更好。至于以什麼樣的理由去堅信，去堅信一個什麼樣的美好明天，那都不必去管。問題再多，也絲毫不能阻擋我們毫無顧忌地展望美好的未來。人嘛，就是要活得樂觀一些。再說了，不把光明的前途寫清楚了，不等于咱領導沒戰略眼光嗎？
如果有秘書正忙著寫稿子，又恰巧看到了這篇文章，趕緊對照一下，看已就的文章中有沒有這四條。如沒有，能補的趕緊補上。不得補的，撕掉重寫。否則，明天挨罵別怪我沒提醒。